Notification

×

Iklan

Iklan

Norma Pelaksanaan Pengawasan dan Pemeriksaan Perbendaharaan Gereja Versi Novie Ilat

Selasa, 17 Mei 2022 | 14:43 WIB Last Updated 2022-05-17T07:27:40Z

IR. NOVIE MAXY ILAT. ST. Sp. PSDA

MANTAN SEKRETARIS BPP-Sinode Gmim Periode 2018-2022

MANADO KOMENTAR-Mantan Sekretaris BPP-Sinode Gmim Ir Novie Maxy Ilat. ST. Sp. PSDA ketika menjadi pemateri dalam kegiatan Katekisasi tahap III khusus Pelsus dan Guru Agama se-Wilayah Mapanget Satu, secara detil menjelaskan materi berjudul” Norma Pelaksanaan Pemeriksaan Perbendaharaan” dihadapan 300-san Pelsus yang hadir, di Atrium Grand Kawanua City Walk Kaywatu Manado.


Menurutnya, Pengawasan Perbendaharaan kepada Pengelola Perbendaharaan / Keuangan Gereja secara berkala di semua aras GMIM dilakukan agar tujuan untuk menciptakan pengelolaan keuangan gereja yang bersih dan transparan dapat terwujud.


“Meneliti semua hasil laporan awal serta mendengarkan saran-saran dalam laporan hasil pemriksaan (LHP) menjadi sesuatu yang penting untuk ditindaklanjuti, karena akan sangat berpengaruh terhadap program kerja pemeriksaan (PKP) yang akan disusun,”ungkap Novie Ilat yang dikenal sebagai Pejabat Perbendaharaan di Balai Wilayah Sungai Sulawesi 1 dan Kepala Satker PJSA Sulawesi Utara ini.


Berikut ini adalah metode  atau norma pelaksanaan pengawasan dalam pemeriksaan yang secara detil disampaikan oleh Mantan Sekretaris BPP-SG Ir Novie Maxi Ilat S.p. PSDA.



NORMA PELAKSANAAN PENGAWASAN / PEMERIKSAAN

A. PENGAWASAN/PEMERIKSAAN HARUS DIRENCANAKAN SEBAIK-BAIKNYA

Rencana pemeriksaan sangat diperlukan agar tujuan pemeriksaan dapat tercapai. Hal-hal

yang perlu diperhatikan adalah :

1. Hasil pemeriksaan yang lalu

Teliti hasil laporan pemeriksaan yang terdahulu, menilai apakah saran-saran dalam

laporan hasil pemeriksaan tersebut (LHP) sudah ditindak-lanjuti.

Apabila belum ditindaklanjuti. Pemeriksan wajib mempertimbangkan pengaruhnya

terhadap program kerja pemeriksaan (PKP) yang akan disusun dengan langkah-langkah

kerjanya.

2. Jenis dan luasnya pekerjaan pengawasan yang akan dilakukan

a. Untuk tiap pengawasan harus disusun program kerja pengawasan (PKP) agar;

1) Memberikan penjelasan bagi tiap pengawas tentang tujuan, jenis dan luasnya

pengawasan

2) Memudahkan pengendalian pengawasan selama tahap-tahap pelaksanaan

pengawasan.

3) Ada dokumentasi Program Kerja pengawasan

b. Untuk menyusun Program Kerja pengawasan yang baik, pengawas perlu

memperhatikan :

1) Program kerja Tahunan Pengawasan dari Komisi Pengawas Perbendaharaan

2) Bahan informasi yang berhubungan dengan satuan/obyek yang diperiksa berupa;

- Struktur/Ketentuan yang terkait

- Peraturan/Ketentuan yang terkait

- Anggaran/perubahan dan perhitungan anggaran

- Pelaporan/pertanggung jawaban

- Keadaan fisik di lapangan/Berita Acara

- Dan lain-lain

c. pengawas harus menetapakan pentingnya suatu masalah yang harus diperiksa.

d. Program kerja pengawasan harus memuat informasi tentang:

1) Tujuan pengawasan

2) Ruang lingkup pengawasan

3) Latar belakang diadakan pengawasan

4) Sasaran pengawasan

5) Prosedur pengawasan

6) Batas waktu pengawasan

3. Tenaga dan sarana yang dipergunakan

Perlu rencana penggunaan tenaga dan sarana yang akan dipergunakan yakni :

a. Penunjukkan petugas pengawas

b. Penggunaan alat penunjang pengawasan berupa; mobil, kalkulator, kamera, meter,

dsb.

c. Dana anggaran operasional

d. Jasa tenaga ahli bila diperlukan

4. Bentuk dan Laporan yang akan dibuat

Program kerja pengawasan harus disusun dengan jelas dan terinci, sehingga dapat

mempermudah penyusunan laporan.



B. PARA PENGAWAS DIAWASI DAN DIBIMBING

1. Ketua Tim, harus mampu mengawasi dan membimbing anggota tim supaya tujuan

pengawasan tercapai dengan baik.

2. Cara yang efektif untuk mengendalikan mutu dan mengikuti perkembangan pekerjaan

pengawasan adalah; melakukan pengawasan pemeriksaan sejak awal pekerjaan persiapan

sampai pada saat penyusunan laporan.

3. Setiap hari Kertas Kerja pengawasan (KKP) yang dikerjakan oleh pengawas,

diperiksa/diteliti (DIREVIEW) oleh Ketua Tim, kemudian dibahas bersama seluruh Anggota

Tim untuk melengkapi langkah pengawasan hari berikutnya.

C. KETAATAN PADA PERATURAN/KETENTUAN HARUS DITELITI/DINILAI

Pengawas wajib melakukan penelahan dan penilaian terhadap kegiatan dari objek yang

diperiksa, apakah telah sesuai peraturan/ketentuan yang berlaku.

Penelahaan dan penilaian terhadap ketaatan pada peraturan/ketentuan, sifat dan tujuannya

akan berlainan, tergantung pada ruang lingkup pengawasan yang dilaksanakan sebagai berikut;

1. Keuangan dan Ketaatan

Menguji atas kegiatan keuangan adalah, apakah seluruh hak dan kewajiban telah

DIBUKUKAN dengan tertib waktu, tertib jumlah sesuai jumlah yang dianggarkan, sesuai

transaksi serta sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Daya guna dan Kehematan

Pemeriksa harus menelaah dan menilai setiap aspek dari organisasi, program, fungsi atau

kegiatan dikaitkan dengan peraturan/ketentuan yang berlaku, apakah ada diusahakan

dengan hemat, terarah dan berdaya-guna.

3. Hasil Program

pengawas harus juga melakukan pengujian pelaksanaan program untuk dapat

menentukan, apakah program atau kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai ketentuan

dan apakah punya hasil guna/manfaat sebagimana diharapkan.

4. Syarat temuan

Temuan dapat disajikan pada pemakai laporan/obrik, apabila telah memenuhi syarat:

a. Dinilai penting untuk ditindak lanjuti

b. Memiliki fakta dan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan

c. Meyakinkan/mendukung, setiap kesimpulan yang diambil

d. Kesimpulan harus logis dan jelas

e. Dapat dikembangkan secara obyektif.



NORMA PELAPORAN PENGAWASAN / PEMERIKSAAN

Laporan hasil pengawasan (LHP), harus dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada yang

memberi perintah serta kepada pimpinan Obyek Pengawasan yang diperiksa dan yang berwenang

lainnya. Adapun norma pelaporan pengawasan adalah sebagai berikut :

PERTAMA : HARUS DIBUAT SECARA TERTULIS AGAR :

1. Dapat diperoleh pengakuan secara resmi telah selesainya tugas pengawasan.

2. Hasil pengawasan dapat disampaikan kepada para pimpinan satuan yang

bertanggung jawab.

3. Kesimpulan, pendapat, pertimbangan dan atau rekomendasi pengawas, tidak

mudah disalahkan/disalahtafsirkan.

4. Hasil pengawasan dapat menjadi bahan untuk pengawasan berikutnya.

5. Pihak yang berkepentingan mudah mengambil tindaklanjut atas rekomendasi

pengawas

6. Tanggung jawab pengawasan atas laporannya menjadi jelas.

7. Pembuktian menjadi mudah kalau ada tuntutan dari pihak yang dirugikan

KEDUA : LAPORAN HARUS DIBUAT SEGERA SETELAH SELESAI PENGAWASAN DAN

DISAMPAIKAN KEPADA YANG BERKEPENTINGAN TEPAT PADA WAKTUNYA

1. Maksudnya supaya dalam laporan dapat bermanfaat sepenuhnya karena

keterlambatan penyampaiannya akan mengurangi nilai atau manfaat laporan

2. Pembicaraan dengan pimpinan Obyek Pengawasan yang berwenang mengenai

persoalan penting, dilakukan selama pengawasan berlangsung sehingga

memungkinkan KOREKSI atau TINDAK LANJUT dapat dilaksanakan awal (lebih

cepat) dari pada harus menunggu laporan final.

Dengan demikian dapat dihindari berlangsungnya kejadian yang merugikan

secara berturut turut.




KETIGA : LAPORAN HARUS MEMUAT TEMUAN DAN KESIMPULAN YANG OBJEKTIF

1. Temuan dan kesimpulan yang objektif;

a. DIlengkapi dengan informasi yang cukup agar pemakai laporan dapat

memperoleh gambaran yang sesuai dengan keadaan

b. Materi laporan mengungkapkan 7 (Tujuh) unsur/ciri temuan/atribut

temuan, sebagai berikut :

1.1 KONDISI : Kenyataan yang terjadi

1.2 KRITERIA : Tolok ukur / Ketentuan

1.3 SEBAB : Sebab penyimpangan (antara kondisi dibandingkan

dengan KRITERIA.

1.4 AKIBAT : Akibat dari penyimpangan tersebut.

1.5 KOMENTAR : Penjelasan/keterangan pimpinan OBWAS yang

diperiksa atas temuan.

1.6 TANGGAPAN : Tanggapan pengawas atas komentar Obyek

Pengawasan.

1.7 REKOMENDASI : Berisi saran perbaikan.

c. Dalam menyusun KESIMPULAN :

1.1 Tidak boleh membesar besarkan, terlalu atau terlampau menonjolkan

kesalahan dan kekurangan.

1.2 Tapi tidak boleh menutupi kesalahan dan kelemahan yang ditemukan

2. Rekomendasi yang konstruktip;

a. Rekomendasi yang konstruktip harus dapat menunjukkan :

1.1 Apa yang harus diperbaiki.

1.2 Sebab/alasan mengapa harus diperbaiki

1.3 Bagaimana memperbaikinya.

1.4 Langkah-langkah yang harus ditempuh.

b. Dalam kasus dimana PERATURAN TIDAK DITAATI, harus direkomendasikan :

1.1 Peraturan tersebut harus ditaati dengan menunjuk/menyebut

tanggal;nomor; Bab;Pasal, ayat dari peraturan dimaksud.

PERHATIKAN :

Rekomendasi yang hanya mengharuskan ketaatan pada peraturan,

adalah merupakan Rekomendasi yang lemah/tidak konstruktif.

1.2 Tindakan-tindakan yang diambil agar peraturan dapat ditaati.

c. Untuk beberapa permasalahan, mungkin dapat dikemukakan beberapa

ALTERNATIF penyelesaian.

d. Dalam hal merekomendasikan TINDAKAN SEGERA, harus dijelaskan

konsekwensi atau tindakan penundaan tindakan.

e. Dalam hal tidak dapat memberikan rekomendasi yang tepat karena ruang

lingkup pengawasan yang dibatasi, harus dikemukakan alasannya dan harus

disebutkan pekerjaan tambahan yang masih diperlukan.

PERHATIKAN :

CONTOH CACAT REKOMENDASI / TIDAK KONSTRUKTIF

1. Rekomendasi yang bersifat himbauan agar kejadian/masalah tidak berulang

lagi.

2. Rekomendasi yang merupakan SARAN PENYEMPURNAAN terhadap

tindakan masa lalu yang tidak dilakukan lagi saat pengawasan.

3. Rekomendasi yang TIDAK KONSISTEN dengan kebijakan dasar/peraturan

dasar, sehingga tidak mungkin dilaksanakan.

4. Rekomendasi yang ditujukan kepada pimpinan dengan KEWENANGAN

YANG LEBIH TERBATAS dari kewenangan yang diperlukan untuk

melaksanakan rekomendasi tersebut.

5. Rekomendasi yang BELUM DIBAHAS DENGAN OBWAS, mengenai

kemungkinan pelaksanaannya sehingga rekomendasi tersebut diungkapkan

dalam laporan.

Dalam hal obrik tidak mau melakukan pembahasan/konsultasi, maka hal

tersebut diungkapkan dalam laporan.

6. Rekomendasi yang ditujukan kepada PERBAIKAN KONDISI tanpa disertai

informasi mengenai LATAR BELAKANG yang menyebabkan timbul penyimpangan dari Kriteria, sehingga obrik sulit/tidak mudah untuk menyesuaikan

diri dengan kriteria, disebabkan mereka sukar untuk memutuskan langkah

untuk tindak lanjut.

KEEMPAT : LAPORAN LEBIH MENGUTAMAKAN USAHA PERBAIKAN DARI KRITIK / SANGGAHAN

1. Kritik/sanggahan (mengemukanan kesalahan/kelemahan) harus diimbangi

dengan SEBAB dan AKIBAT, serta kalau perlu mengemukakan KESULITAN dan

SITUASI yang tidak wajar untuk dijadikan pertimbangan.

2. Mengemukakan Kritik/Sanggahan memang perlu untuk memperoleh REAKSI

TANGGAPAN.

3. Agar mengutamakan perbaikan dapat dicapai, maka PENGGUNAAN BAHASA

YANG BAIK adalah sangat penting, guna tidak menimbulkan sikap DEFENSIF dan

MENANTANG dari Obrik.

KELIMA : LAPORAN MENGEMUKAKAN MASALAH-MASALAH YANG BELUM DAPAT

TERSELESAIKAN

Kalau ada masalah yang belum dapat diselesaikan karena belum diperoleh

pembuktian yang cukup, harus diungkapkan dalam laporan pengawasan dan, juga

diungkapkan alasannya.

PERHATIKAN:

Perbedaan pendapat didalam pengawasan tidak dapat dilakukan dihadapan obyek

yang diperiksa, tapi dilakukan pada ruangan tertutup/tersendiri hanya terdri dari

anggota tim. Temuan yang tidak diungkapkan tim terdahulu, jangan dipersalahkan

atau memberi tanggapan dihadapan obrik, tapi dibahas sesame anggota tim

pengawas.

KEENAM : LAPORAN JUGA DAPAT MEMUAT PENGAKUAN ATAS PRESTASI KEBERHASILAN

ATAU TINDAKAN PERBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN.

Laporan harus dibuat secara OBYEKTIF, mengemukakan aspek memuaskan (temuan

positif), maupun aspek yang tidak memuaskan (temuan negative).

Untuk dapat memberikan penilaian yang WAJAR tentang situasi yang dijumpai

dalam pemeriksaan dan mengemukakan keseimbangan antara kritik/sanggahan

yang dikemukakan dengan pengakuan terhadap keberhasilan yang dicapai.

KETUJUH : LAPORAN MENGEMUKAKAN KOMENTAR PIMPINAN OBWAS DAN TANGGAPAN

PENGAWAS TERHADAP KOMENTAR TERSEBUT.

1. Maksud dan tujuannya adalah merupakan salah satu cara EFEKTIF bahwa

laporan dibuat dengan WAJAR, karena merupakan PERPADUAN antara hasil

pengawasan dengan komentar dan kesanggupan untuk melakukan tindak lanjut

oleh pimpinan obwas.

Dengan demikian berguna untuk :

a. Mempercepat penyusunan laporan

b. Mengurangi kemungkinan timbul sanggahan terhadap laporan

c. Mempercepat dilakukan tindakan perbaikan/tindak lanjut.

2. Komentar yang bertentangan dengan pendapat atau kesimpulan pemeriksa,

dapat ditolak oleh pemeriksa dengan mengemukakan dalam laporan alasan

penolakan.

KEDELAPAN : LAPORAN JUGA DAPAT MENYATAKAN INFORMASI PENTING YANG TIDAK DIMUAT

DALAM LAPORAN

1. Kadangkala ada informasi penting yang dianggap RAHASIA dan atau oleh

PERATURAN DILARANG DIUNGKAPKAN” dalam laporan, pengawas harus

menjelaskan apa yang tidak dimuat dengan mengemukakan alasannya dan atau

mengemukakan peraturan yang melarangnya, karena akan dilaporkan

tersendiri, bertalian demi kepentingan gereja dan jemaat.

2. Azas kerahasiaan ini TIDAK BOLEH dipakai sebagai alasan untuk tidak memuat

informasi karena gambaran yang salah terhadap OBWAS.

Tugas pengawasan/pemeriksaan seharusnya dikembalikan pada MAKNA sebagai

JALUR PENGAMAN.

Jangan ada anggapan bahwa pengawasan atau pemeriksaan itu adalah hanya

mencari-cari kesalahan, tapi sebaliknya bertujuan untuk PERBAIKAN KEDEPAN. Juga

para pengawas/pemeriksa WAJIB melakukan PEMBINAAN dan PENGAMANAN untuk

tidak terjadi kesalahan/penyimpangan lebih lanjut atau kerugian yang lebih besar.


Ir. Novie Maxy Ilat. ST. Sp. PSDA

Mantan Sekretaris BPP-Sinode Gmim Periode  2018-2022


×
Berita Terbaru Update