.png)
MANTAN SEKRETARIS BPP-Sinode Gmim Periode 2018-2022
MANADO KOMENTAR-Mantan Sekretaris BPP-Sinode Gmim Ir Novie Maxy Ilat. ST. Sp. PSDA ketika menjadi pemateri dalam kegiatan Katekisasi tahap III khusus Pelsus dan Guru Agama se-Wilayah Mapanget Satu, secara detil menjelaskan materi berjudul” Norma Pelaksanaan Pemeriksaan Perbendaharaan” dihadapan 300-san Pelsus yang hadir, di Atrium Grand Kawanua City Walk Kaywatu Manado.
Menurutnya, Pengawasan Perbendaharaan kepada Pengelola Perbendaharaan / Keuangan Gereja secara berkala di semua aras GMIM dilakukan agar tujuan untuk menciptakan pengelolaan keuangan gereja yang bersih dan transparan dapat terwujud.
“Meneliti semua hasil laporan awal serta mendengarkan saran-saran dalam laporan hasil pemriksaan (LHP) menjadi sesuatu yang penting untuk ditindaklanjuti, karena akan sangat berpengaruh terhadap program kerja pemeriksaan (PKP) yang akan disusun,”ungkap Novie Ilat yang dikenal sebagai Pejabat Perbendaharaan di Balai Wilayah Sungai Sulawesi 1 dan Kepala Satker PJSA Sulawesi Utara ini.
Berikut ini adalah metode atau norma pelaksanaan pengawasan dalam pemeriksaan yang secara detil disampaikan oleh Mantan Sekretaris BPP-SG Ir Novie Maxi Ilat S.p. PSDA.
NORMA PELAKSANAAN PENGAWASAN / PEMERIKSAAN
A. PENGAWASAN/PEMERIKSAAN HARUS DIRENCANAKAN SEBAIK-BAIKNYA
Rencana pemeriksaan sangat diperlukan agar tujuan pemeriksaan dapat tercapai. Hal-hal
yang perlu diperhatikan adalah :
1. Hasil pemeriksaan yang lalu
Teliti hasil laporan pemeriksaan yang terdahulu, menilai apakah saran-saran dalam
laporan hasil pemeriksaan tersebut (LHP) sudah ditindak-lanjuti.
Apabila belum ditindaklanjuti. Pemeriksan wajib mempertimbangkan pengaruhnya
terhadap program kerja pemeriksaan (PKP) yang akan disusun dengan langkah-langkah
kerjanya.
2. Jenis dan luasnya pekerjaan pengawasan yang akan dilakukan
a. Untuk tiap pengawasan harus disusun program kerja pengawasan (PKP) agar;
1) Memberikan penjelasan bagi tiap pengawas tentang tujuan, jenis dan luasnya
pengawasan
2) Memudahkan pengendalian pengawasan selama tahap-tahap pelaksanaan
pengawasan.
3) Ada dokumentasi Program Kerja pengawasan
b. Untuk menyusun Program Kerja pengawasan yang baik, pengawas perlu
memperhatikan :
1) Program kerja Tahunan Pengawasan dari Komisi Pengawas Perbendaharaan
2) Bahan informasi yang berhubungan dengan satuan/obyek yang diperiksa berupa;
- Struktur/Ketentuan yang terkait
- Peraturan/Ketentuan yang terkait
- Anggaran/perubahan dan perhitungan anggaran
- Pelaporan/pertanggung jawaban
- Keadaan fisik di lapangan/Berita Acara
- Dan lain-lain
c. pengawas harus menetapakan pentingnya suatu masalah yang harus diperiksa.
d. Program kerja pengawasan harus memuat informasi tentang:
1) Tujuan pengawasan
2) Ruang lingkup pengawasan
3) Latar belakang diadakan pengawasan
4) Sasaran pengawasan
5) Prosedur pengawasan
6) Batas waktu pengawasan
3. Tenaga dan sarana yang dipergunakan
Perlu rencana penggunaan tenaga dan sarana yang akan dipergunakan yakni :
a. Penunjukkan petugas pengawas
b. Penggunaan alat penunjang pengawasan berupa; mobil, kalkulator, kamera, meter,
dsb.
c. Dana anggaran operasional
d. Jasa tenaga ahli bila diperlukan
4. Bentuk dan Laporan yang akan dibuat
Program kerja pengawasan harus disusun dengan jelas dan terinci, sehingga dapat
mempermudah penyusunan laporan.
B. PARA PENGAWAS DIAWASI DAN DIBIMBING
1. Ketua Tim, harus mampu mengawasi dan membimbing anggota tim supaya tujuan
pengawasan tercapai dengan baik.
2. Cara yang efektif untuk mengendalikan mutu dan mengikuti perkembangan pekerjaan
pengawasan adalah; melakukan pengawasan pemeriksaan sejak awal pekerjaan persiapan
sampai pada saat penyusunan laporan.
3. Setiap hari Kertas Kerja pengawasan (KKP) yang dikerjakan oleh pengawas,
diperiksa/diteliti (DIREVIEW) oleh Ketua Tim, kemudian dibahas bersama seluruh Anggota
Tim untuk melengkapi langkah pengawasan hari berikutnya.
C. KETAATAN PADA PERATURAN/KETENTUAN HARUS DITELITI/DINILAI
Pengawas wajib melakukan penelahan dan penilaian terhadap kegiatan dari objek yang
diperiksa, apakah telah sesuai peraturan/ketentuan yang berlaku.
Penelahaan dan penilaian terhadap ketaatan pada peraturan/ketentuan, sifat dan tujuannya
akan berlainan, tergantung pada ruang lingkup pengawasan yang dilaksanakan sebagai berikut;
1. Keuangan dan Ketaatan
Menguji atas kegiatan keuangan adalah, apakah seluruh hak dan kewajiban telah
DIBUKUKAN dengan tertib waktu, tertib jumlah sesuai jumlah yang dianggarkan, sesuai
transaksi serta sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Daya guna dan Kehematan
Pemeriksa harus menelaah dan menilai setiap aspek dari organisasi, program, fungsi atau
kegiatan dikaitkan dengan peraturan/ketentuan yang berlaku, apakah ada diusahakan
dengan hemat, terarah dan berdaya-guna.
3. Hasil Program
pengawas harus juga melakukan pengujian pelaksanaan program untuk dapat
menentukan, apakah program atau kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai ketentuan
dan apakah punya hasil guna/manfaat sebagimana diharapkan.
4. Syarat temuan
Temuan dapat disajikan pada pemakai laporan/obrik, apabila telah memenuhi syarat:
a. Dinilai penting untuk ditindak lanjuti
b. Memiliki fakta dan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan
c. Meyakinkan/mendukung, setiap kesimpulan yang diambil
d. Kesimpulan harus logis dan jelas
e. Dapat dikembangkan secara obyektif.
NORMA PELAPORAN PENGAWASAN / PEMERIKSAAN
Laporan hasil pengawasan (LHP), harus dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada yang
memberi perintah serta kepada pimpinan Obyek Pengawasan yang diperiksa dan yang berwenang
lainnya. Adapun norma pelaporan pengawasan adalah sebagai berikut :
PERTAMA : HARUS DIBUAT SECARA TERTULIS AGAR :
1. Dapat diperoleh pengakuan secara resmi telah selesainya tugas pengawasan.
2. Hasil pengawasan dapat disampaikan kepada para pimpinan satuan yang
bertanggung jawab.
3. Kesimpulan, pendapat, pertimbangan dan atau rekomendasi pengawas, tidak
mudah disalahkan/disalahtafsirkan.
4. Hasil pengawasan dapat menjadi bahan untuk pengawasan berikutnya.
5. Pihak yang berkepentingan mudah mengambil tindaklanjut atas rekomendasi
pengawas
6. Tanggung jawab pengawasan atas laporannya menjadi jelas.
7. Pembuktian menjadi mudah kalau ada tuntutan dari pihak yang dirugikan
KEDUA : LAPORAN HARUS DIBUAT SEGERA SETELAH SELESAI PENGAWASAN DAN
DISAMPAIKAN KEPADA YANG BERKEPENTINGAN TEPAT PADA WAKTUNYA
1. Maksudnya supaya dalam laporan dapat bermanfaat sepenuhnya karena
keterlambatan penyampaiannya akan mengurangi nilai atau manfaat laporan
2. Pembicaraan dengan pimpinan Obyek Pengawasan yang berwenang mengenai
persoalan penting, dilakukan selama pengawasan berlangsung sehingga
memungkinkan KOREKSI atau TINDAK LANJUT dapat dilaksanakan awal (lebih
cepat) dari pada harus menunggu laporan final.
Dengan demikian dapat dihindari berlangsungnya kejadian yang merugikan
secara berturut turut.
KETIGA : LAPORAN HARUS MEMUAT TEMUAN DAN KESIMPULAN YANG OBJEKTIF
1. Temuan dan kesimpulan yang objektif;
a. DIlengkapi dengan informasi yang cukup agar pemakai laporan dapat
memperoleh gambaran yang sesuai dengan keadaan
b. Materi laporan mengungkapkan 7 (Tujuh) unsur/ciri temuan/atribut
temuan, sebagai berikut :
1.1 KONDISI : Kenyataan yang terjadi
1.2 KRITERIA : Tolok ukur / Ketentuan
1.3 SEBAB : Sebab penyimpangan (antara kondisi dibandingkan
dengan KRITERIA.
1.4 AKIBAT : Akibat dari penyimpangan tersebut.
1.5 KOMENTAR : Penjelasan/keterangan pimpinan OBWAS yang
diperiksa atas temuan.
1.6 TANGGAPAN : Tanggapan pengawas atas komentar Obyek
Pengawasan.
1.7 REKOMENDASI : Berisi saran perbaikan.
c. Dalam menyusun KESIMPULAN :
1.1 Tidak boleh membesar besarkan, terlalu atau terlampau menonjolkan
kesalahan dan kekurangan.
1.2 Tapi tidak boleh menutupi kesalahan dan kelemahan yang ditemukan
2. Rekomendasi yang konstruktip;
a. Rekomendasi yang konstruktip harus dapat menunjukkan :
1.1 Apa yang harus diperbaiki.
1.2 Sebab/alasan mengapa harus diperbaiki
1.3 Bagaimana memperbaikinya.
1.4 Langkah-langkah yang harus ditempuh.
b. Dalam kasus dimana PERATURAN TIDAK DITAATI, harus direkomendasikan :
1.1 Peraturan tersebut harus ditaati dengan menunjuk/menyebut
tanggal;nomor; Bab;Pasal, ayat dari peraturan dimaksud.
PERHATIKAN :
Rekomendasi yang hanya mengharuskan ketaatan pada peraturan,
adalah merupakan Rekomendasi yang lemah/tidak konstruktif.
1.2 Tindakan-tindakan yang diambil agar peraturan dapat ditaati.
c. Untuk beberapa permasalahan, mungkin dapat dikemukakan beberapa
ALTERNATIF penyelesaian.
d. Dalam hal merekomendasikan TINDAKAN SEGERA, harus dijelaskan
konsekwensi atau tindakan penundaan tindakan.
e. Dalam hal tidak dapat memberikan rekomendasi yang tepat karena ruang
lingkup pengawasan yang dibatasi, harus dikemukakan alasannya dan harus
disebutkan pekerjaan tambahan yang masih diperlukan.
PERHATIKAN :
1. Rekomendasi yang bersifat himbauan agar kejadian/masalah tidak berulang
lagi.
2. Rekomendasi yang merupakan SARAN PENYEMPURNAAN terhadap
tindakan masa lalu yang tidak dilakukan lagi saat pengawasan.
3. Rekomendasi yang TIDAK KONSISTEN dengan kebijakan dasar/peraturan
dasar, sehingga tidak mungkin dilaksanakan.
4. Rekomendasi yang ditujukan kepada pimpinan dengan KEWENANGAN
YANG LEBIH TERBATAS dari kewenangan yang diperlukan untuk
melaksanakan rekomendasi tersebut.
5. Rekomendasi yang BELUM DIBAHAS DENGAN OBWAS, mengenai
kemungkinan pelaksanaannya sehingga rekomendasi tersebut diungkapkan
dalam laporan.
Dalam hal obrik tidak mau melakukan pembahasan/konsultasi, maka hal
tersebut diungkapkan dalam laporan.
6. Rekomendasi yang ditujukan kepada PERBAIKAN KONDISI tanpa disertai
informasi mengenai LATAR BELAKANG yang menyebabkan timbul penyimpangan dari Kriteria, sehingga obrik sulit/tidak mudah untuk menyesuaikan
diri dengan kriteria, disebabkan mereka sukar untuk memutuskan langkah
untuk tindak lanjut.
KEEMPAT : LAPORAN LEBIH MENGUTAMAKAN USAHA PERBAIKAN DARI KRITIK / SANGGAHAN
1. Kritik/sanggahan (mengemukanan kesalahan/kelemahan) harus diimbangi
dengan SEBAB dan AKIBAT, serta kalau perlu mengemukakan KESULITAN dan
SITUASI yang tidak wajar untuk dijadikan pertimbangan.
2. Mengemukakan Kritik/Sanggahan memang perlu untuk memperoleh REAKSI
TANGGAPAN.
3. Agar mengutamakan perbaikan dapat dicapai, maka PENGGUNAAN BAHASA
YANG BAIK adalah sangat penting, guna tidak menimbulkan sikap DEFENSIF dan
MENANTANG dari Obrik.
KELIMA : LAPORAN MENGEMUKAKAN MASALAH-MASALAH YANG BELUM DAPAT
TERSELESAIKAN
Kalau ada masalah yang belum dapat diselesaikan karena belum diperoleh
pembuktian yang cukup, harus diungkapkan dalam laporan pengawasan dan, juga
diungkapkan alasannya.
PERHATIKAN:
Perbedaan pendapat didalam pengawasan tidak dapat dilakukan dihadapan obyek
yang diperiksa, tapi dilakukan pada ruangan tertutup/tersendiri hanya terdri dari
anggota tim. Temuan yang tidak diungkapkan tim terdahulu, jangan dipersalahkan
atau memberi tanggapan dihadapan obrik, tapi dibahas sesame anggota tim
pengawas.
KEENAM : LAPORAN JUGA DAPAT MEMUAT PENGAKUAN ATAS PRESTASI KEBERHASILAN
ATAU TINDAKAN PERBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN.
Laporan harus dibuat secara OBYEKTIF, mengemukakan aspek memuaskan (temuan
positif), maupun aspek yang tidak memuaskan (temuan negative).
Untuk dapat memberikan penilaian yang WAJAR tentang situasi yang dijumpai
dalam pemeriksaan dan mengemukakan keseimbangan antara kritik/sanggahan
yang dikemukakan dengan pengakuan terhadap keberhasilan yang dicapai.
KETUJUH : LAPORAN MENGEMUKAKAN KOMENTAR PIMPINAN OBWAS DAN TANGGAPAN
PENGAWAS TERHADAP KOMENTAR TERSEBUT.
1. Maksud dan tujuannya adalah merupakan salah satu cara EFEKTIF bahwa
laporan dibuat dengan WAJAR, karena merupakan PERPADUAN antara hasil
pengawasan dengan komentar dan kesanggupan untuk melakukan tindak lanjut
oleh pimpinan obwas.
Dengan demikian berguna untuk :
a. Mempercepat penyusunan laporan
b. Mengurangi kemungkinan timbul sanggahan terhadap laporan
c. Mempercepat dilakukan tindakan perbaikan/tindak lanjut.
2. Komentar yang bertentangan dengan pendapat atau kesimpulan pemeriksa,
dapat ditolak oleh pemeriksa dengan mengemukakan dalam laporan alasan
penolakan.
KEDELAPAN : LAPORAN JUGA DAPAT MENYATAKAN INFORMASI PENTING YANG TIDAK DIMUAT
DALAM LAPORAN
1. Kadangkala ada informasi penting yang dianggap RAHASIA dan atau oleh
PERATURAN DILARANG DIUNGKAPKAN” dalam laporan, pengawas harus
menjelaskan apa yang tidak dimuat dengan mengemukakan alasannya dan atau
mengemukakan peraturan yang melarangnya, karena akan dilaporkan
tersendiri, bertalian demi kepentingan gereja dan jemaat.
2. Azas kerahasiaan ini TIDAK BOLEH dipakai sebagai alasan untuk tidak memuat
informasi karena gambaran yang salah terhadap OBWAS.
Tugas pengawasan/pemeriksaan seharusnya dikembalikan pada MAKNA sebagai
JALUR PENGAMAN.
Jangan ada anggapan bahwa pengawasan atau pemeriksaan itu adalah hanya
mencari-cari kesalahan, tapi sebaliknya bertujuan untuk PERBAIKAN KEDEPAN. Juga
para pengawas/pemeriksa WAJIB melakukan PEMBINAAN dan PENGAMANAN untuk
tidak terjadi kesalahan/penyimpangan lebih lanjut atau kerugian yang lebih besar.
Ir. Novie Maxy Ilat. ST. Sp. PSDA
Mantan Sekretaris BPP-Sinode Gmim Periode 2018-2022
